Что такое моделирование бизнес-процессов

Что такое? Моделирование бизнес-процессов позволяет описать ряд операций в рамках организации ведения дел, а также задокументировать все принятые решения. На основе составленного текстового документа с описанием разрабатываются схемы.

Кто это делает? Смоделировать действия могут как сами сотрудники компании из сектора топ-менеджмента, так и приглашенные специалисты. Однако люди «на местах» зачастую делают это лучше, ведь знают все «подводные камни» работы своей организации.

Что такое моделирование бизнес-процессов

Для начала определимся с термином «бизнес-процесс». Это любая внутрикорпоративная операция, решающая какую-то задачу для получения прибыли. Соответственно, моделированием бизнес-процессов называют подробное описание данных процессов, включая разработку требований к ним.

Разработчик должен разбираться во всех бизнес-процессах компании. Он описывает каждую конкретную деятельность каждого отдельно взятого сотрудника, а затем разбивает на этапы. Описание сначала формируется в текстовом формате, на базе чего впоследствии составляется схема.

Профессиональное моделирование процессов оперирует набором нотаций — специальных правил, графически описывающих бизнес-модели. Объектами описания в данном случае служат:

• виды используемых в моделировании пиктограмм и способы их интерпретации;
• формат отображения последовательности операций и отношений внутри каждой операции;
• элементы, которые должны обязательно присутствовать на схеме.

Нотации требуются для того, чтобы каждый человек смог полностью разобраться в смоделированной схеме, даже если он ее впервые видит. Они могут быть представлены во множестве разновидностей.

В целом специалисты определяют две крупные категории нотаций:

• Структурные

Наглядно демонстрируют элементы бизнес-процесса, а также взаимосвязи между этими элементами (стандарты группы IDEF).

• Динамические

Поясняется, каким образом, почему, в какой последовательности и в каких возможных вариантах должны выполняться процессы (стандарты DFD, EPC и BPMN).

Дальнейшая работа с готовой моделью заключается в перемещении элементов схемы. Таким образом корректируется длительность всего цикла, изменяется качество результата или снижается себестоимость. Другими словами, бизнес-процесс подвергается оптимизации.

Моделирование бизнес-процессов может выполняться тремя различными методиками. Далее рассмотрим их более подробно.

Функциональное моделирование бизнес-процессов

Бизнес в данном случае рассматривается как некая неизвестная функция («черный ящик»), на начальном этапе имеющая лишь точки входа и выхода. Четко обозначенная последовательность выполнения отсутствует. Функциональный подход предлагает рассматривать бизнес-модель с точки зрения тех результатов, которые она должна давать. Иными словами, начальными параметрами моделирования являются имеющиеся показатели на входе и желаемые на выходе.

Для примера рассмотрим разработку некой компанией CRM-системы для внутренних процессов. Если был выбран функциональный подход, входным параметром станет первоначальный интерес потенциального клиента (лид), а выходным — превращение целевого клиента в реального (то есть, совершение продажи) либо получение максимально возможной информации об этом клиенте.

Читайте также!Процессный подход к управлению: цели и задачи, преимущества и особенности внедренияПодробнее

При этом, как уже говорилось, конкретный план действий остается на данный момент неизвестным, поэтому его и предстоит разработать. Принцип «черного ящика» дает возможность повышать уровень детализации каждого этапа, если это необходимо. Основной же задачей является поиск наиболее оптимального пути для достижения поставленной цели.

Кроме того, функциональное моделирование хорошо подходит для демонстрации нескольких идей и вариантов решений. Главное удобство здесь состоит в возможности движения от общего к частному. При необходимости можно разделять и декомпозировать функции. Однако получить подробное описание бизнес-процесса при этом не получится.

Иногда возникает путаница между функциональной и процессной моделями. К примеру, в системе Business Studio процессом называют функцию, что не вполне корректно. Функциональный подход все же отличается от процессного. Стоит отметить предпочтение многими разработчиками именно первого варианта, который, по их мнению, лучше всего показывает себя в нотации IDEFO.

Процессное моделирование бизнес-процессов

Данный подход стоит рассматривать относительно нотации BPMN как наиболее часто встречаемого стандарта процессного моделирования. Другие стандартные нотации также могут использоваться, однако именно рассматриваемый стандарт стал фактически основным при построении процессных моделей. Поэтому он будет рассмотрен далее.

Бизнес-модель в данном случае рассматривает процесс как некую последовательность простейших операций, ограниченную началом и концом. Функциональный же подход отличается тем, что там имеются лишь входная и выходная точки, выраженные в виде существующих ресурсов и желаемого результата соответственно. Процессная модель включает в себя последовательность действий в заданных границах, являющихся с точки зрения стандарта BPMN началом и концом события.

Крупные процессы разбиваются на мелкие вплоть до элементарных задач, уже не поддающихся дальнейшему дроблению. Определение процесса можно сформулировать так: последовательность операций, полное выполнение которых приведет к конкретному результату. Однако в сравнении с функциональной моделью конечный результат здесь может быть явно не задан.

Итак, главным объектом внимания в процессном моделировании является последовательность действий, в то время как функциональный подход в основном сконцентрирован на конечном результате. Этим принципиально и отличаются друг от друга оба подхода.

Имеет смысл рассмотреть особенности детализации функций в BPWIN и Business Studio. В обоих случаях функциональное моделирование постепенно переходит в процессное. Изначально модель изучается с позиции желаемого результата и имеющихся на достижение этого результата ресурсов. В дальнейшем, когда решается каждая функция, появляются признаки процессного подхода с конкретным и пошаговым алгоритмом действий.

То есть, функциональная модель сначала представляет собой «черный ящик» с единственной функцией «принять заказ». Детализация этой функции разбивает ее на мелкие последовательные задачи, тем самым превращая ее в процесс.

Читайте также!Стратегия развития компании: понятие, виды и их особенностиПодробнее

Другое важное отличие процессного подхода от функционального заключается в возможности создавать исполняемые подсистемы — описания алгоритмов действий, пригодных для переноса в другую среду с целью развертывания полноценной системы для совместного использования сотрудниками предприятия. Функциональная модель может быть использована лишь для проектирования, но не для реализации готового проекта.

Ментальный подход к моделированию бизнес-процессов

В случае ментального моделирования работа идет не с функциями или процессами, а с некими взаимосвязанными понятиями. Характерным примером является ментальная карта какого-либо явления.

Этот подход используется прежде всего для удобства самого разработчика. Рисуя схему в свободной и понятной форме, автор структурирует собственные знания и сопутствующую информацию. Это помогает в поиске оптимального решения, для реализации которого уже могут применяться более строгие правила процессного моделирования с использованием методов функционального подхода.

Ментальные карты хорошо подходят и для презентаций, например, клиентам, как существующих процессов, так и возможных вариантов решений. Такие схемы позволяют наглядно продемонстрировать выбор того или иного метода для решения поставленных задач.

Очевидные преимущества ментального подхода:

• Отсутствие необходимости в специальных знаниях и навыках.
• Отсутствие строгих ограничений при создании карт.
• Интуитивная понятность ментальных карт.
• Простота создания таких схем.

Однако здесь отсутствуют и какие-то устоявшиеся стандарты. В этом заключается очевидный недостаток подхода. Нотации функционального и процессного моделирования хотя и допускают некоторую вариативность, но имеют четкие рамки языков моделирования. Ментальные карты же рисуются абсолютно произвольно. Соответственно, и в специализированном ПО для создания таких карт практически нет ограничений для пользователя. Строгие правила могут вводиться исключительно в рамках разработки конкретного продукта.

Поэтому интерпретация ментальной карты требует комментариев разработчика либо аналитика. Приходится дополнительно пояснять заложенные в схему идеи.

Безусловно, простейшие карты будут интуитивно понятными и не потребуют расшифровки. Однако в отсутствие стандартов не исключены разночтения со стороны пользователей. В бизнес-среде требуется строгая определенность, поэтому при наличии большого количества описательных подходов крайне важно показывать однозначные решения.

5 принципов моделирования бизнес-процессов

Перечисленные ниже принципы являются основными и общепринятыми.

Принцип осуществимости

Выбор наиболее оптимальной модели должен основываться на ее пригодности для практической реализации, в результате которой будут достигнуты поставленные цели. Конечный результат необходимо задать заранее.

Принцип информационной достаточности

Бизнес-процессы всегда моделируются на основе реальных исходных данных. Чем точнее и полнее эта информация, тем эффективнее будет идти работа.

Принцип множественности

Чтобы достичь заданных показателей, потребуется разработка нескольких вариантов моделей, описывающих бизнес-процессы с разных углов. Благодаря такому всестороннему взгляду желаемый результат будет достигнут при минимуме допущенных ошибок.

Читайте также!Бизнес-планирование: как сделать его эффективным?Подробнее

Принцип агрегирования

Сложную систему эффективнее выстраивать из более простых подсистем. Эти элементы в свою очередь необходимо подбирать таким образом, чтобы внесение каких-либо изменений в модель не требовало полного переписывания всей системы.

Принцип отделения

Структуру простейших бизнес-процессов, не вызывающую вопросов, описывать необязательно, если это позволит проводить качественный анализ. Тем не менее, данные элементы все же нужно включать в общую схему, обязательно расшифровывая при этом входящие и исходящие потоки.

Помимо указанных, существуют также принципы сфокусированности (когда внимание сосредотачивается на самых актуальных на текущий момент задачах), декомпозиции (когда процесс показывается в виде иерархии входящих в него элементов) и пр.

Результат моделирования бизнес-процессов на практике

Как правило, к моделированию приступают только по достижении первых успехов, а при падении показателей данная работа прекращается. То есть, какая-либо системность в такой деятельности на практике чаще всего попросту отсутствует. Эту тенденцию можно объяснить отсутствием понимания поставленных целей.

Когда реализация четко поставленных планов не противоречит принятой системе управления в компании, а идет в соответствии со стратегией бизнеса, необходимости в моделировании процессов по мнению руководства нет. Для многократного повышения заинтересованности в данной работе, а значит и в эффективности, необходимо предоставить менеджменту право самостоятельного определения целей и проведения моделирования.

Правильно проведенная работа дает позитивные для компании результаты:

• Полное понимание и наглядность всех бизнес-процессов обеспечивают повышенную управляемость и качественный контроль всех этапов деятельности.
• Руководство отчетливо понимает, каких именно сотрудников следует нанимать в данное время, поэтому кадровый отбор осуществляется более эффективно.
• В целом повышаются финансовые показатели.
• Оптимизируется система процессов в филиалах компании, за счет чего упрощается расширение бизнеса.

Итак, грамотно выполненное моделирование бизнес-процессов всесторонне упрощает деятельность каждого сотрудника компании.

Автор статьи

Галина Кочеткова

Понравилась статья? Поделитесь: